Berdea : Avec Teamleader Focus, la communication avec les clients, la facturation et les devis sont beaucoup plus faciles.
Qui ? Laurent Debaere, entrepreneur paysagiste de Berdea
Quoi ? Architecture et aménagement de jardins
Utilise Teamleader Focus depuis : 2015
Plus grand défi ? Simplifiez toutes les communications, les devis et la facturation.
Qu’il s’agisse de belles terrasses sur les toits, de jardins de ville accueillants ou de jardins de villa soignés, avec Berdea, l’entrepreneur de jardinage Laurent Debaere rend ses clients extrêmement heureux. « Nous prenons en charge l’ensemble du processus pour nos clients, de la conception préliminaire à la mesure, en passant par la conception finale et l’exécution finale.
Dès le début, Berdea a utilisé Teamleader Focus pour gérer les clients, les devis, les factures et les projets. Le plus grand défi selon le fondateur Laurent ? « Gagner du temps. Au début, vous vous débrouillez très bien, par exemple en établissant des devis manuellement – mais cela ne dure pas vraiment. De plus, tout est tout simplement beaucoup plus rapide et plus facile avec Teamleader ».
Une méthode de travail évolutive et tournée vers l’avenir
« Je n’ai travaillé sans Teamleader que pendant deux ou trois mois, car j’aime trouver des solutions de manière proactive avant qu’un problème ne survienne. Je ne voulais pas perdre beaucoup de temps avec les devis et les factures et j’ai immédiatement cherché un système qui pourrait m’aider dans ce domaine. »
Teamleader s’est avéré être la solution idéale. « Je n’ai pas regretté une minute d’être devenu client, au contraire. Teamleader m’a fait gagner beaucoup d’efficacité et de temps. Et tout cela à un coût minime. De plus, j’ai été vraiment impressionné par le fait que vous puissiez gérer l’ensemble de vos processus dans un seul et même outil. Je sais aussi que certains concurrents consacrent chaque semaine une journée entière à la production de devis – chez nous, cela va beaucoup plus vite. C’est un énorme avantage concurrentiel.
Comment Berdea aborde-t-elle concrètement les projets ?
Les clients potentiels contactent Berdea via le formulaire sur leur site web. « Grâce à l’intégration avec JotForm, ces personnes arrivent automatiquement dans mon fichier CRM. Ensuite, je les contacte, et ces moments de contact sont automatiquement enregistrés dans Teamleader. Je crée ensuite un devis, une facture et un projet – et toutes les informations sont automatiquement stockées au bon endroit. Ainsi, des mois plus tard, vous avez toujours une image parfaite de l’état d’un projet, du temps qu’il vous a pris, de ce qui s’est bien déroulé ou non et de la fréquence à laquelle vous avez communiqué avec un client. »
En bref : Vous voyez tous les e-mails, les appels téléphoniques, les devis, les bons de commande et les factures dans votre plateforme Teamleader. C’est très clair et pratique. Je ne perds plus de temps avec les tâches administratives, ce qui permet de me concentrer sur ce que j’aime vraiment faire.
Une coopération transparente
« La façon dont les heures de travail sont calculées dans notre secteur n’est pas toujours claire, ce qui peut conduire à des situations ennuyeuses avec les clients. Grâce à Teamleader, cela n’arrive plus. Les fiches de travail permettent de savoir immédiatement combien de temps vous avez travaillé – et sont 100% honnêtes et transparentes pour votre client. Votre client sait exactement ce que vous avez fait, et vous aussi.
En outre, les plateformes Cloud de Teamleader (CloudSign, ProjectCloud, InvoiceCloud et TicketCloud) vous permettent de tenir votre client constamment informé. Avec CloudSign, vous pouvez approuver et signer les devis de manière numérique. Avec ProjectCloud, vous donnez à votre client un aperçu de l’état d’avancement de votre projet, tandis qu’avec InvoiceCloud, vous pouvez faire payer vos factures. Grâce à TicketCloud, vous assurez un suivi actif des questions des clients et ceux-ci savent immédiatement où vous en êtes dans la résolution de leur problème. « De cette manière, vous faites immédiatement de la transparence le signe de votre entreprise », déclare Laurent Debaere.
« Je permets aux clients de consulter des documents en ligne. Ils peuvent ainsi voir les plans existants et les nouveaux plans, les photos des travaux, avant et après. Les clients peuvent voir l’ensemble du projet et sont tenus informés à tout moment – ce qu’ils apprécient vraiment ».
Intégrations utiles avec d’autres logiciels
Berdea utilise-t-il un autre logiciel que Teamleader ? « Absolument. Microsoft 365, par exemple, Dropbox et MailChimp. De plus, ces outils sont tous intégrés à Teamleader, ce qui facilite la synchronisation des contacts, des calendriers et des documents. »
Deux ou trois fois par an, Berdea envoie des lettres d’information à ses clients. Grâce à Teamleader, Laurent segmente sa base de données de contacts en clients, prospects et fournisseurs – de sorte qu’il peut également envoyer des e-mails distincts à ces groupes. « J’utilise également la segmentation pour donner un nouveau souffle à des projets potentiels. Parfois, les clients intéressés perdent la trace d’une éventuelle coopération. Je segmente la base de données en fonction du dernier moment de contact et je les rappelle. De plus, les clients apprécient souvent que je ne les oublie pas. »
Les projets d’avenir de Berdea
« J’ai l’ambition de recruter du personnel supplémentaire en temps voulu, car le nombre de commandes est en constante augmentation. Je travaille avec de nouveaux entrepreneurs en jardinage, qui à leur tour me recommandent des clients. C’est pourquoi, le travail augmente et il devient de plus en plus difficile de tout faire moi-même. »
« A terme, je veux proposer des projets globaux avec Berdea – terrassement, bassins, pavage, dalles de terrasse. Aujourd’hui, je me spécialise principalement dans les espaces verts. Par la suite, j’ai investi dans de plus grandes machines pour pouvoir proposer des offres globales. »
Quel rôle joue le Teamleader dans ce contexte ? « Il restera sans aucun doute mon outil central pour toute l’administration. Les clients me demandent souvent : « Quel système utilisez-vous pour faire tout cela ? Les clients remarquent que tout est simplifié, mais ils ne savent généralement pas quel système se cache derrière. »
« Je recommanderais assurément Teamleader à d’autres entrepreneurs. Quand je les entends parler de leurs opérations et des inefficacités auxquelles ils sont confrontés, je ne peux qu’être heureux d’être tombé sur une solution comme Teamleader. »
