Tuinjan : "Teamleader nous fait économiser beaucoup d'administration et de temps de bureau".
Qui ? Jonathan Van Laer, entrepreneur paysagiste de Tuinjan
Quoi ? Jardins écologiques et durables
Utilise Teamleader Focus depuis : 2017
Plus grand défi ? Suivi des clients et des factures, création de bons de travail numériques, perdre moins de temps sur l’administration.
Tuinjan conçoit et réalise des jardins dans une perspective écologique et durable. Jonathan Van Laer, 23 ans, a repris l’entreprise en 2017, et a immédiatement établi un certain nombre de principes de base. Par exemple, tout doit être durable, du choix de la meilleure plante, au transport jusqu’au client. Cette opération est réalisée à l’aide d’un vélo porteur électrique ou, si le matériel est trop lourd, d’une camionnette fonctionnant au gaz naturel.
Jonathan explique l’approche de Tuinjan : « Nous recherchons principalement des matériaux écologiques, et choisissons consciemment de ne pas utiliser de bois dur tropical, par exemple. Une approche créative est également au cœur de chaque jardin. « Nous adaptons le choix des plantes à la situation, et non l’inverse. Dans le jardin où nous travaillons actuellement, le propriétaire souhaitaient attirer davantage d’oiseaux. Il y avait un étang, mais nous l’avons replanté. Les baies poussent sur les buissons et attirent les oiseaux toute l’année. »
« Notre devise ? Faire de chaque jardin une petite réserve naturelle. La biodiversité, la créativité et le faible niveau d’entretien sont essentiels à cet égard. »
La volonté d’accroître l’efficacité
Un autre principe de base qui a été immédiatement central pour Jonathan est celui des gains d’efficacité. « Nous avons commencé à quatre en 2017, et j’ai cherché des méthodes de travail plus intelligentes dès le premier jour. Par exemple, je voulais travailler en numérique tout de suite, avec Teamleader. Dans notre secteur, la numérisation n’en est pas encore à ce stade, mais nous y travaillons très dur. Notre objectif ? Limiter autant que possible le temps passé au bureau, afin d’avoir plus de temps pour notre passion.
Selon Jonathan, les avantages de ce choix sont apparus immédiatement. « Nous avons plus de structure et de vue d’ensemble, car nous pouvons facilement trouver les bonnes informations. Cela nous permet également de gagner du temps. Grâce à Teamleader, je ne suis pas condamnée à rester assise à mon bureau pendant des heures à organiser notre paperasse. Je peux aussi aller à l’extérieur, là où se trouve ma passion. »
« En outre, nous pouvons travailler de n’importe où. Comme nous utilisons des outils sur le cloud, nous n’avons même pas besoin d’installer de logiciels externes. Toutes nos données sont accessibles sans problème via internet. »
Teamleader Focus : le bras droit numérique du jardinier
Tuinjan gère les relations avec les clients, les factures et les offres, et même les projets, de manière numérique grâce à Teamleader Focus. « La toute première facture que nous avons envoyée a été ttransmise depuis Teamleader Focus en quelques clics. Cela signifie que nous n’avons pas eu à numériser de documents papier par la suite pour digitaliser notre administration, et que nous avons pu commencer à travailler efficacement tout de suite. »
Une bonne gestion des clients est cruciale, selon Jonathan. » Teamleader est lié à de nombreux autres outils, comme Zapier. Vous pouvez le configurer de manière à ce qu’un client qui remplit un formulaire de contact sur votre site web soit automatiquement ajouté à votre fichier client dans Teamleader, avec tous les détails pertinents. Une opportunité est alors automatiquement créée, et elle passe automatiquement à la phase de ‘demande reçue’, ce qui vous permet d’assurer un suivi sans effort. »
“Nous n’avons besoin que d’une seule personne au bureau pour superviser le tout, faire des offres et envoyer les factures. Sur le chantier, nous enregistrons nos heures de travail avec l’application mobile Teamleader. Nous créons un bon de travail sur le téléphone portable, ajoutons les matériaux, les kilomètres parcourus et les heures travaillées. Le client peut signer le bon de travail sur place et le collègue au bureau le convertit immédiatement en facture en un rien de temps. »
« J’ai été directement convaincu de la valeur ajoutée de Teamleader. Non seulement en raison de la facilité d’utilisation, mais aussi de l’excellent service clientèle. Et comme nos concurrents ne considèrent pas vraiment la numérisation comme une priorité, le gain de temps nous donne aussitôt un avantage concurrentiel. »
L’avenir de Tuinjan : de la numérisation à l’automatisation
Tuinjan va donc certainement poursuivre dans cette voie. « Nous sommes déjà numériques – nous n’envoyons aucune facture sur papier – mais grâce à l’automatisation, nous pouvons certainement travailler encore plus efficacement. »
“Pour nous, Teamleader est la base de départ, et elle le restera certainement à l’avenir. Nous voulons découvrir davantage d’intégrations via la Marketplace, et ainsi optimiser notre façon de travailler. »
En fait, je le recommande à toute personne qui envoie des factures ou qui possède une base de données clients. Vous en tirez tellement de bénéfices pour un investissement minime. Mon conseil : essayez de faire votre comptabilité de manière numérique également, et reliez-la à Teamleader. Sinon, vous devez imprimer vos factures et les faire scanner par votre comptable, ce qui n’est vraiment pas conseillé. »
